Уповноважені особи військових частин зобов'язані протягом п’яти днів з дня початку виконання бойового наказу (розпорядження) внести відомості, які є підставою для надання статусу учасника бойових дій, до Реєстру ветеранів війни (далі – Реєстр) або надати їх відповідній Комісії з питань надання статусу УБД (далі – Комісія). Після отримання цієї інформації Комісія має внести відомості до Реєстру протягом 5 днів.

Якщо інформація відповідає встановленим вимогам, статус УБД надається автоматично через систему Реєстру. У разі невідповідності даних, подальший розгляд проводиться комісіями з питань надання статусу УБД. 

Для підтвердження статусу військовослужбовець може отримати витяг з Реєстру з унікальним електронним ідентифікатором, що дозволить надалі, за бажанням особи, отримати паперове посвідчення УБД.

Чинна процедура отримання статусу УБД:
 

Основним документом для отримання статусу УБД є довідка про безпосередню участь у заходах з оборони України та захисту населення від російської агресії. Можливі варіанти: